Je klant loopt de deur uit en kort daarna staan het gespreksverslag, de actiepunten en de
vastlegging klaar. Geen toekomstmuziek, maar de praktijk bij de eerste kantoren die met de
nieuwe koppeling tussen Vitec Figlo en GetMore Systems werken. Met AI als stille assistent
willen beide partijen het adviesproces fundamenteel slimmer maken.
Adviseurs willen adviseren, niet administreren. Die zin komt in het gesprek met Vitec Figlo CCO Nathan Brouwer en Mark van Maurik, oprichter van GetMore Systems, meerdere keren terug. Niet toevallig, want precies daar vonden de twee elkaar. De nieuwe koppeling tussen beide platformen moet ervoor zorgen dat adviseurs minder tijd kwijt zijn aan administratie en meer tijd overhouden voor waar het uiteindelijk om draait: de klant.
AI als stille collega
De nieuwste AI-oplossing van GetMore Systems is Advey. Van Maurik ontwikkelde de toepassing samen met een groep advieskantoren om het dagelijkse adviesproces te automatiseren. Van Maurik: “We hebben de AI-oplossing eerst voor ongeveer zestig procent gebouwd en zijn daarna met 21 kantoren gaan praten. Klein, groot, hypotheek, schade, vermogen. In elk gesprek kwam dezelfde wens naar voren: haal de administratieve last weg”.
Advey kan zelfstandig draaien, maar ook worden gekoppeld aan bestaande CRM- en adviespakketten. De koppeling met Figlo is daar een voorbeeld van. De adviseur voert zijn gesprek zoals hij gewend is, terwijl AI op de achtergrond de administratieve verwerking ondersteunt. Gesprekken worden automatisch samengevat, actiepunten worden gegenereerd, e-mails aan klanten opgesteld en dossiers opgebouwd. Advey signaleert daarbij welke onderwerpen uit de AFM-leidraden in het dossier aan bod zijn gekomen en waar mogelijk nog informatie ontbreekt. “De enige nieuwe gewoonte die een adviseur zichzelf moet aanleren is na akkoord van de klant op 'start opname' drukken en na afloop op 'afronden' drukken”, aldus Van Maurik. “De rol van de adviseur verschuift van invoeren naar controleren. De software doet voorbereidend en administratief werk, maar de adviseur blijft verantwoordelijk voor het uiteindelijke advies, de juistheid van het klantdossier en wat er uiteindelijk naar de klant gaat.”
Van documenten naar advies
De samenwerking met Figlo gaat verder dan alleen het vastleggen van gesprekken. Werkgeversverklaringen, hypotheekoverzichten en inkomensgegevens worden vaak nog handmatig ingevoerd. Volgens Van Maurik kan dat veel slimmer: “Wij analyseren alle documenten alsof er een acceptant meekijkt. Vervolgens zetten we alle relevante gegevens automatisch om naar één schone dataset die rechtstreeks in Figlo wordt ingelezen.”
Dat levert volgens hem niet alleen tijdswinst op, het voorkomt ook fouten. “Iedereen kent wel het voorbeeld van één detail op een loonstrook dat over het hoofd wordt gezien en vervolgens dagen vertraging veroorzaakt."
Sinds augustus doet Advey ook de stap daarna. Op basis van het dossier en het eigen sjabloon van het kantoor stelt de software het adviesrapport op, in de huisstijl van het kantoor. Van Maurik: "Elke bewering en elk bedrag in dat rapport is terug te voeren op een letterlijk citaat: een zin uit het gesprek met het tijdstip erbij, of een documentregel met paginanummer. De adviseur schrijft niet meer, hij controleert."
''Je bent adviseur geworden, geen notulist''
Adviseren en ontwikkelen
Van Maurik werkte ruim dertig jaar als financieel adviseur en runt nog altijd een adviespraktijk. Hij zit nog steeds een à twee keer per maand zelf aan tafel met klanten. “Dat houdt me aangesloten op de praktijk. Je voelt precies waar adviseurs tegenaan lopen. Administreren vinden ze noodzakelijk, maar niemand wordt daar enthousiast van. Je bent adviseur geworden, geen notulist.”
Die praktijkervaring vormde in 2012 de basis voor GetMore Systems. Van Maurik: “Een advieskantoor bestaat uit veel meer dan een hypotheek- of verzekeringsportefeuille. Uiteindelijk draait alles om een tevreden klant. Daarvoor moet ieder stapje in het proces zo soepel mogelijk verlopen”.
Verder kijken dan de volgende hypotheek
Volgens hem raakt de samenwerking bovendien aan een bredere ontwikkeling. Veel hypotheekkantoren zijn sterk gericht op de volgende transactie, terwijl structureel klantbeheer belangrijker wordt. “Door de drukte is veel aandacht gericht op vandaag. Maar juist daardoor bestaat het risico dat je te weinig bezig bent met de komende jaren.”
Hij verwacht daarom meer nadruk op doorlopende dienstverlening, financiële planning en vermogensopbouw. Brouwer: “Figlo is al jaren sterk in financiële planning. Juist die doorlopende adviesrelatie wordt belangrijker. Daarom past deze samenwerking zo goed.”
Geen eilandjes meer
Veel adviseurs werken dagelijks met meerdere systemen. CRM, adviessoftware, documentbeheer en klantcommunicatie functioneren vaak prima afzonderlijk, maar wisselen gegevens nog onvoldoende uit. Dat leidt tot dubbele invoer en vooral ook tot dubbel werk.
Met de nieuwe koppeling tussen Vitec Figlo en GetMore Systems worden klantgegevens automatisch tussen beide platformen uitgewisseld. Adviseurs hoeven informatie niet meer opnieuw vast te leggen en kunnen vanuit één consistente dataset werken. “Wij geloven niet in een gesloten ecosysteem waarbij alles bij één leverancier moet zitten”, zegt Van Maurik. “Juist keuzevrijheid vinden wij belangrijk. Adviseurs moeten kunnen werken met de software die het beste bij hun kantoor past”.
Voor Vitec Figlo past die filosofie eveneens. Brouwer: “Wij willen ons volledig op adviessoftware richten en hebben niet de ambitie om daarnaast ook CRM-software te ontwikkelen. Als een partner dat beter doet, dan werken we liever samen.”
''De adviseur schrijft niet meer, hij controleert''
Administratie vormt zich vanzelf
Voor beiden is kunstmatige intelligentie geen doel op zich, maar vooral een hulpmiddel om de natuurlijke werkwijze van adviseurs te ondersteunen. Van Maurik: “Wij willen niet dat mensen zich aanpassen aan de software. De administratie moet zich aanpassen aan het gedrag van de adviseur.”
Dat betekent in de praktijk dat AI niet alleen gesprekken vastlegt, maar ook documenten analyseert, kennisbronnen raadpleegt, actiepunten aanmaakt en klantreizen ondersteunt. Van Maurik omschrijft het als een intelligente laag over het hele advieskantoor. “Hoe rijker die context wordt, hoe beter AI straks routinematige werkzaamheden kan overnemen."
Meer tijd voor de klant
Dat de combinatie hem in de praktijk tijd oplevert, ervaart ook financieel planner Gerard Acda. Hij gebruikt Figlo al ruim tien jaar en werkt inmiddels ook met GetMore CRM en Advey. “Als mijn klant de deur uitstapt, heeft hij het gespreksverslag al in zijn mailbox en staat mijn vastlegging klaar. Advey controleert bovendien mijn documenten op consistentie en GetMore bewaakt automatisch alle nazorgmomenten. Daardoor kan ik efficiënter werken en meer tijd besteden aan mijn klanten.”
Techniek als middel
De koppeling tussen Vitec Figlo en GetMore Systems laat zien hoe het adviesproces zich ontwikkelt. Waar software jarenlang vooral afzonderlijke onderdelen automatiseerde, ontstaat nu een geïntegreerde werkwijze waarin CRM, adviessoftware en AI elkaar versterken.
Van Maurik: “Software is gereedschap. Uiteindelijk moet het ervoor zorgen dat adviseurs kunnen doen waar ze goed in zijn: mensen adviseren. Als techniek daarin slaagt, dan heeft ze haar werk goed gedaan.”
Bron: InFinance magazine